Làm Thế Nào Để Ngăn Ngừa Sự Kiệt Quệ Tại Nơi Làm Việc?

Sự kiệt quệ (Burnout) được coi là khoảng cách giữa những gì mọi người có thể làm được và những gì họ phải làm, và mọi người trải nghiệm nó tương tự sự kiệt quệ về mặt cảm xúc hoặc sự giải thể nhân cách.

Sự kiệt quệ có tác động lớn đối với con người. Ví dụ, tỷ lệ các bác sĩ trải qua tình trạng kiệt quệ sẽ cao gấp đôi so với những người khác, khiến họ dần muốn thôi việc (cả về mặt tinh thần và thể chất). Điều này có thể tác động tiêu cực đến chất lượng và sự an toàn của dịch vụ chăm sóc sức khỏe cho bệnh nhân.

Ảnh hưởng của sự kiệt quệ rất phổ biến. Khối lượng công việc ngày càng tăng, thiếu khả năng kiểm soát hay sự bất an trong công việc đều là những yếu tố dẫn đến đến tỷ lệ thôi việc cao, năng suất giảm và sức khỏe tâm thần yếu.

Bài viết này sẽ nêu ra những dấu hiệu cảnh báo của tình trạng kiệt quệ ở nơi làm việc và những cách thức ngăn chặn tình trạng này.

14 Dấu Hiệu Cảnh Báo Về Tình Trạng Kiệt Quệ Tại Nơi Làm Việc

Trong môi trường làm việc ngày càng áp lực, nhân viên thường trở thành những tấm bia hứng chịu sự căng thẳng trong doanh nghiệp và họ phải làm việc nhiều hơn, điên cuồng hơn.

Ảnh hưởng lâu dài của việc này là sự kiệt quệ. Dấu hiệu của sự kiệt quệ có thể được xác định là khi “nhân viên có sức khỏe tâm lý và thể chất yếu hơn, họ sẽ có sự không hài lòng và quyết định nghỉ việc”.

Nhà nghiên cứu Susan Bruce (2009) viết: “Kiệt quệ xảy ra khi một cá nhân trải qua quá nhiều căng thẳng trong một thời gian dài.” Nhân viên cảm thấy bị kiệt sức về tinh thần, cảm xúc và thể chất. Không chỉ vậy, họ làm việc kém hiệu quả hơn, ít quan tâm đến người khác và dễ lỡ deadline hơn.

Sự kiệt quệ không chỉ ảnh hưởng tới người đang trải qua tình trạng này mà còn đối với môi trường xung quanh. Ví dụ, trong bối cảnh giáo dục, những giáo viên đang kiệt quệ có thể tác động tiêu cực đến việc giáo dục học sinh.

Các tổ chức có nhân viên đang kiệt quệ sẽ có năng suất thấp, tỷ lệ nghỉ ốm do các yếu tố liên quan đến công việc cao, lợi nhuận giảm, số lượng người giỏi giảm và thậm chí gây tổn hại đến danh tiếng công ty của họ.

Vậy thì làm thế nào để chúng ta nhận ra các dấu hiệu cảnh báo của sự kiệt quệ?

Một khi chúng ta có thể nhận ra các dấu hiệu cảnh báo sự kiệt quệ, chúng ta có thể hành động để phòng ngừa tình trạng này.

Trong bài báo được đăng trên Tạp chí Harvard Business Review (2021), Elizabeth Grace Saunders  mô tả cách mà bà đã “luôn kiệt sức, khó chịu và luôn cảm thấy bản thấy yếu kém và không được đánh giá cao”.

Có rất nhiều dấu hiệu cảnh báo về sự căng thẳng góp phần gây ra tình trạng kiệt quệ.

Các yếu tố sau được công nhận là các dấu hiệu của tình trạng kiệt quệ:

• Yêu cầu công việc vượt quá giới hạn của con người.

• Xung đột vai trò dẫn đến việc cảm thấy thiếu kiểm soát; phải chịu áp lực từ nhiều nhu cầu cạnh tranh hoặc không tương thích với nhau.

• Khen thưởng không đầy đủ và thiếu sự công nhận đối với công việc đã thực hiện làm giảm giá trị của cả công việc và người lao động.

• Thiếu sự hỗ trợ từ người quản lý hoặc đội ngũ.

• Công việc không rõ ràng hoặc không công bằng, thường xảy ra khi nỗ lực bỏ ra và phần thưởng nhận được không tương xứng với nhau.

• Cá nhân không cảm thấy phù hợp với môi trường. Điều này thường đi kèm sự quá tải với các yêu cầu và sự thiếu công bằng trong công việc.

Những cảm giác, vấn đề về sức khỏe thể chất và kiểu suy nghĩ sau đây đi kèm với căng thẳng và được biểu hiện ở nơi làm việc (Bruce, 2009):

• Cảm giác: Mệt mỏi, cáu kỉnh, mất tập trung, thiếu năng lực và kém cỏi.

• Thể chất: Đau nhức cơ bắp và đau toàn thân, đau đầu, tăng hoặc giảm cảm giác thèm ăn, thay đổi cân nặng và dễ buồn nôn.

• Cảm xúc: Cảm thấy bế tắc, tuyệt vọng và chán nản.

• Tinh thần: Khả năng tập trung kém, suy nghĩ mông lung và thiếu quyết đoán.

Căng thẳng ở nơi làm việc có thể biểu hiện qua những hành vi sau:

• Thường xuyên đến muộn

• Vắng mặt

• Giảm động lực, cam kết, và mất dần mục tiêu, 

• Dễ hoài nghi hoặc thờ ơ hơn trước

• Đối xử không tốt với người khác

• Khó khăn trong các mối quan hệ

• Mức độ hút thuốc và tiêu thụ rượu bia tăng

• Dễ bất cẩn và mắc lỗi

• Hành vi cản trở và bất hợp tác

• Chi tiêu quá nhiều

Mặc dù sự kiệt quệ có biểu hiện khác nhau ở mỗi cá nhân nhưng tình trạng này có thể được phát hiện và phòng ngừa.

8 Chiến Lược Ngăn Ngừa Sự Kiệt Quệ Của Nhân Viên

Hyett & Parker, 2015, nghiên cứu về tình trạng kiệt quệ ở nơi làm việc và cho thấy sức khỏe tổng thể của nhân viên phụ thuộc vào bốn khía cạnh dưới đây:

• Sự hài lòng trong công việc

• Sự tôn trọng trong tổ chức

• Sự quan tâm của người sử dụng lao động

• Hòa hợp công việc - cuộc sống

Cân bằng cả bốn yếu tố là điều cần thiết đối với sức khỏe tổng thể của nhân viên và giảm thiểu áp lực lâu dài và quá tải.

Các chiến lược sau đây có thể giúp tìm ra sự cân bằng đó và phòng ngừa tình trạng kiệt quệ .

Khối Lượng Công Việc

Khi khối lượng công việc và năng lực ngang bằng nhau, bạn có thể hoàn thành công việc và dành thời gian để phát triển chuyên môn, phát triển bản thân, nghỉ ngơi và phục hồi để tiếp tục công việc.

Bạn có thể đánh giá khối lượng công việc của mình thông qua cách bạn đang thực hiện các hoạt động sau:

• Lập kế hoạch công việc cá nhân

Bạn có biết công việc sắp tới là gì không? Bạn sẽ làm gì vào tuần tới? Bạn có một kế hoạch mà có thể chia sẻ với các thành viên trong nhóm không?

• Giao việc cho người khác

Đôi khi chúng ta tránh giao việc cho người khác, nhưng việc đó lại có thể có lợi cho cả hai bên.

• Nói “không”

Việc nói “không” rất cần thiết khi bạn có quá nhiều việc hoặc khi người khác có thể thực hiện việc đó thay bạn.

• Không cần làm mọi việc một cách quá hoàn hảo

Đôi khi làm việc chỉn chu đến mức hoàn hảo là không cần thiết; đôi khi, làm tốt là đủ rồi.

Nếu bạn đang gặp bất kỳ triệu chứng nào của tình trạng kiệt quệ, hãy cố gắng chú ý đến các hoạt động kể trên. Chủ động tìm cách giảm khối lượng công việc có thể giúp bạn loại bỏ một số yếu tố gây căng thẳng dẫn đến tình trạng kiệt quệ.

Kiểm Soát

Cảm giác mất kiểm soát, thiếu tự chủ và không đủ nguồn lực gây ảnh hưởng đến khả năng thành công của bạn và góp phần dẫn đến tình trạng kiệt quệ.

Bạn có thường xuyên nhận được cuộc gọi từ sếp hay trả lời email vào đêm muộn hoặc cuối tuần không?

Bạn nên xem xét cách bạn có thể lấy lại khả năng kiểm soát của mình. Hãy thống nhất về thời gian làm việc của bạn và những nguồn lực bạn cần để thực hiện tốt công việc của mình. Khi bạn cảm thấy mình có khả năng kiểm soát môi trường của bản thân, bạn có thể sẽ cảm thấy tự chủ hơn.

Cộng Đồng

Việc trở thành một phần của một cộng đồng sẽ mang lại cảm giác được hỗ trợ. Mặc dù bạn không được chọn người để làm việc cùng nhưng bạn có thể dành thời gian và năng lượng để củng cố mối quan hệ với đồng nghiệp và sếp của mình.

Khi bạn là một phần của một nhóm có tinh thần tập thể tích cực, bạn có thể yên tâm dựa vào các thành viên khác và cùng họ phát triển mạnh mẽ - điều này sẽ khiến nguy cơ bị kiệt quệ của bạn suy giảm.

Công Bằng

Bạn sẽ cảm thấy có sự công bằng tại nơi làm việc khi bạn được đánh giá cao và được công nhận vì những đóng góp của mình.

Hãy nói với quản lý hoặc trưởng nhóm của bạn khi bạn muốn người khác biết đến những đóng góp hoặc công lao của mình trong một số thành công của nhóm.

Các Giá Trị Không Tương Thích

Saunders (2021) viết: “Kiệt quệ không chỉ đơn giản là mệt mỏi.” Khi các giá trị của bạn không phù hợp với các giá trị của tổ chức, bạn có thể cần cân nhắc xem đã đến lúc tìm kiếm cơ hội mới hay chưa.

Hãy xác định xem bạn có thể tìm thấy sự tương thích trong vị trí hiện tại của mình không hoặc liệu một tổ chức khác có thể phù hợp hơn với các giá trị của bạn không.

Cân Bằng Các Nhiệm Vụ

Sau khi thực hiện một công việc có yêu cầu cao (về mặt nhận thức, cảm xúc hoặc thể chất), việc chuyển sang một nhiệm vụ ít phức tạp hơn có thể sẽ có lợi cho bạn.

Chuyển đổi giữa các nhiệm vụ có độ khó khác nhau hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng có thể là một cách tuyệt vời để lấy lại cân bằng và cho bản thân thời gian nghỉ ngơi.

Sau khi dành thời gian để viết một báo cáo, một bản thuyết trình hoặc phân tích phức tạp, tại sao không dành thời gian còn lại trong tuần để phân loại email?

Để Tâm Trí Nghỉ Ngơi

Đôi khi chúng ta cảm thấy bản thân không thể dừng làm việc. Chúng ta kiểm tra email trong khi xếp hàng để mua cà phê và hoàn thành một biên bản họp trên chuyến bay trở về sau một buổi họp với đối tác kinh doanh. Mặc dù việc luôn luôn bận rộn có vẻ cần thiết để bạn thúc đẩy bản thân nhưng điều quan trọng là phải nghỉ giải lao. Hãy dành thời gian rảnh rỗi để đọc sách, nghe nhạc, nói chuyện với bạn bè hoặc thực hiện các hoạt động hít thở.

Dành thời gian cho bản thân là điều quan trọng đối với sức khỏe của bạn và việc này sẽ mang lại lợi ích cho hiệu suất làm việc.

Để Cơ Thể Nghỉ Ngơi

Căng thẳng và áp lực làm tổn hại đến sức khỏe thể chất. Vai bạn có thể bị căng cứng hoặc bạn có thể thường xuyên bị đau đầu. Việc nhận biết được những thời điểm khi bạn căng thẳng hoặc lo lắng nhất có thể hữu ích. Khi bạn làm vậy, hãy dành một chút thời gian để hít thở chậm lại hoặc đi dạo.

Các kỹ thuật chánh niệm có thể vô cùng hữu ích trong việc thiết lập và lấy lại sự tập trung.

6 Chương Trình Và Ý Tưởng Mà Các Chuyên Gia Nhân Sự Có Thể Thực Hiện

Tình trạng kiệt quệ không chỉ gây tổn hại cho nhân viên mà còn cho doanh nghiệp. Chỉ riêng tại Hoa Kỳ, chi phí cho việc vắng mặt là 300 tỷ đô la một năm, cho bảo hiểm, cho sự suy giảm năng suất và cho việc nhân viên rời khỏi tổ chức (Peart, 2021). 

Bạn có thể tham khảo thêm các nghiên cứu về tình trạng vắng mặt tại nơi làm việc có liên quan đến stress qua bài phân tích tại đây. 

Các chuyên gia nhân sự có vai trò thiết yếu trong việc giảm thiểu khả năng nhân viên bị kiệt quệ trong môi trường làm việc và tác động của tình trạng này lên tổ chức (Castanheira & Chambel, 2010).

Các chuyên gia nhân sự và các tổ chức có thể áp dụng các phương pháp chăm sóc sức khỏe tại nơi làm việc. Các phương pháp này chỉ có hiệu quả khi toàn bộ thành viên trong tổ chức cùng thực hành để có thể giảm căng thẳng trong công việc, bồi dưỡng nhân viên và tăng cường sự gắn bó của nhân viên (Peart, 2021; Chamorro-Premuzic, 2021).

Theo nhà tâm lý học lâm sàng và nhà tư vấn lãnh đạo Natalia Peart (2021), hoàn toàn có thể tạo ra một môi trường làm việc giảm căng thẳng. Để làm được điều này, chúng ta phải xây dựng một môi trường tích cực giúp giảm thiểu căng thẳng và có thể hài hòa được với thói quen làm việc hàng ngày.

Gia Tăng Sự An Toàn Tâm Lý

Nhân viên có thể coi công việc như một mối đe dọa, vì thế mà họ khó làm việc và hợp tác với nhau một cách hiệu quả. Các tổ chức có thể nâng cao nhận thức của nhân viên về an toàn tâm lý bằng cách:

• Đưa ra các mục tiêu rõ ràng cho nhân viên

• Đảm bảo rằng nhân viên cảm thấy được quản lý của họ lắng nghe

• Làm công việc có tính thách thức nhưng không đến mức đe dọa

Hãy tạo ra một nền văn hóa mà ở đó, chấp nhận sự thất bại và những người có tư duy vượt trội được ghi nhận và khuyến khích.

Cho Phép Nghỉ Giải Lao Trong Giờ Làm Việc

Sự chú ý và khả năng tập trung của chúng ta bị hạn chế. Sau hai giờ (hoặc ít hơn), sức tập trung của chúng ta giảm đáng kể (Peart, 2021), điều này có thể khiến chúng ta dễ mắc sai lầm, trở nên thiếu sáng tạo và suy giảm khả năng giải quyết các vấn đề phức tạp.

Nhân viên phải được khuyến khích để nghỉ giải lao mà không cảm thấy đang làm điều trái với giờ lao động. Việc họ dành thời gian rời khỏi bàn làm việc thường xuyên và khi cần thiết là rất quan trọng.

Đặt ra giờ nghỉ giải lao trên lịch cơ quan có thể giúp nhân viên dành thời gian để nghỉ ngơi. Quản lý và lãnh đạo có thể làm gương để giúp giảm căng thẳng cho nhân viên và tạo ra một môi trường có lợi cho hiệu suất lâu dài.

Không Gian Riêng

Mặc dù hình thức văn phòng mở là rất phổ biến nhưng đây có thể là nguyên nhân dẫn đến tình trạng mất tập trung liên tục.

Tạo không gian để nhân viên có thể làm việc không bị gián đoạn và khuyến khích họ tắt email và các dịch vụ nhắn tin khác vào những thời điểm yêu cầu trước.

Thiết Lập Giới Hạn

Sẽ có lúc cần thiết phải làm việc ngoài giờ chính, nhưng vẫn cần phải có sự thống nhất về những kỳ vọng về một ngày làm việc điển hình. Thường xuyên trả lời email vào buổi tối muộn hoặc cuối tuần có thể làm gia tăng mức độ lo lắng của nhân viên và khiến họ cảm thấy họ luôn luôn phải làm việc.

Đặt ra ranh giới, làm việc linh hoạt và tạo điều kiện để nhân viên có thời gian nghỉ ngơi là những việc có thể giúp họ khôi phục sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.

Gia Tăng Sự Gắn Kết Của Nhân Viên

Cải thiện cảm giác kết nối của nhân viên với nơi làm việc của họ và với đồng nghiệp có thể nâng cao mức độ hài lòng trong công việc, đồng thời giúp họ giảm căng thẳng (Peart, 2021).

Tương tác có thể được thúc đẩy thông qua văn hóa:

• Minh bạch

Việc nhân viên hiểu sự phù hợp giữa công việc mình làm và các mục tiêu của công ty là rất quan trọng.

• Sử dụng thế mạnh và tài năng

Khi nhân viên sử dụng thế mạnh của mình, họ cảm thấy có năng lực và gắn bó hơn.

• Quyền tự chủ

Nhân viên có ít nguy cơ trải nghiệm tình trạng kiệt quệ mức độ cao tới hơn 43% khi họ được quyền quyết định về cách thức và thời điểm hoàn thành công việc của mình (Peart, 2021).

• Sự công nhận

Hỗ trợ và công nhận khi một nhân viên hoàn thành tốt công việc giúp làm giảm căng thẳng và mang lại cho họ cảm giác hòa đồng với tổ chức.

• Nhận thức rõ mục đích

Hiểu được mục đích của việc mình đang làm sẽ giúp nhận viên cảm nhận được ý nghĩa trong những công việc tẻ nhạt khác. Hãy chia sẻ với nhân viên các mục tiêu của công ty và truyền đạt những tác động tích cực của chúng đối với cộng đồng.

Tuyển Những Người Quản Lý Tốt Hơn

Doanh nghiệp phải tuyển hoặc đào tạo được những nhà lãnh đạo giỏi để giúp nhân viên giảm thiểu căng thẳng. Tuy nhiên, thay vì được xem như một nguồn hỗ trợ để giúp nhân viên bình tĩnh và cảm thấy được truyền cảm hứng, các nhà quản lý thường trở thành nguyên nhân gây ra căng thẳng. Điều này đặc biệt xảy ra khi các nhà quản lý đưa ra các quyết định kém, lạm dụng hoặc xa lánh nhân viên của họ.

Các nhóm tuyển dụng phải dành nhiều thời gian hơn để xem xét kỹ lưỡng các ứng viên ứng tuyển vào vai trò lãnh đạo, xác định sự đồng cảm, trí tuệ cảm xúc và khả năng làm việc dưới áp lực của họ.

Tham Khảo Thêm: 

>>>> Làm Thế Nào Để Giảm Bớt Căng Thẳng Công Việc Sau Giờ Làm?

>>>> Cái Nhìn Tổng Quan Về Chứng Lo Âu Trong Công Việc

Ngăn Ngừa Sự Kiệt Quệ Khi Làm Việc Tại Nhà

Sự linh hoạt về địa điểm làm việc mang lại những lợi ích to lớn.

Làm việc tại nhà giúp chúng ta giảm bớt thời gian dành ra để đi đến cơ quan và chúng ta có thể có thời gian để đưa con đến trường. Tuy nhiên, những lợi ích này có thể bị lu mờ bởi thời gian làm việc dài và cảm giác rằng chúng ta luôn phải làm việc.

Theo Laura Giurge và Vanessa Bohns (2021), nguy cơ bị kiệt quệ khi làm việc tại nhà là rất lớn.

Trong một môi trường mà ranh giới giữa công việc và cuộc sống gia đình có thể nhanh chóng trở nên mờ nhạt, việc thống nhất và thiết lập các ranh giới là điều quan trọng đối với sức khỏe tâm thần của chúng ta.

Ngay cả một email không khẩn cấp được gửi sau giờ hành chính cũng có thể tạo ra cảm giác cấp bách hoặc khiến chúng ta phải bận tâm và liên tục nghĩ về những gì mình sẽ làm vào ngày hôm sau. Làm việc tại nhà cũng có thể khiến nhân viên cảm thấy như mình có nghĩa vụ phải làm việc với cường độ cao hơn, trong nhiều giờ hơn mỗi ngày.

Có nhiều cách để thiết lập ranh giới khi làm việc tại nhà và giảm thiểu sự cô đơn và kiệt quệ (Giurge & Bohns, 2021; Moss, 2021):

• Mặc quần áo đi làm

Mặc một cái gì đó khác khi làm việc ở nhà có thể tạo ra cảm giác như bạn đang làm việc trong một môi trường tách biệt với môi trường cá nhân.

• “Đi” làm

Đi dạo quanh khu nhà trước khi đến không gian dành riêng để làm việc cũng có thể mang lại cảm giác như “đi” làm.

• Duy trì ranh giới thời gian

Tạo một thời gian biểu phù hợp với nhu cầu của bạn và công ty, chẳng hạn như đặt ra khoảng thời gian nào để bạn đưa con cái đến trường và mấy giờ thì dừng làm việc để ăn trưa. Tôn trọng thời gian của bạn và của cả đồng nghiệp - thời gian biểu của họ có thể sẽ khác bạn phụ thuộc vào cuộc sống riêng của họ.

• Soạn thư trả lời vắng mặt

Soạn email trả lời tự động khi bạn đang không làm việc hoặc cần thời gian để tập trung vào các nhiệm vụ của mình mà không bị gián đoạn.

• Những giờ giải lao trực tuyến

Nhân viên nên được khuyến khích rời khỏi bàn làm việc để đi dạo với bạn bè, trò chuyện bình thường hoặc uống cà phê. Dù chỉ 10 phút cũng sẽ mang lại lợi ích cho khả năng tập trung và chú ý của bạn. Tìm “thời gian khi không phải làm việc và để tinh thần nghỉ ngơi” là rất quan trọng khi làm việc tại nhà, nơi mà ranh giới giữa công việc và cuộc sống cá nhân không rõ ràng.

• Giảm thiểu sự cô đơn

Mặc dù làm việc tại nhà có thể vô cùng hữu ích hoặc thậm chí là cần thiết, việc này có thể gây ra cảm giác cô đơn. Lên lịch làm việc tại văn phòng mỗi tháng một lần (miễn là những người làm việc ở xa có thể thống nhất một khoảng thời gian phù hợp) để nhân viên có thể gặp gỡ và trao đổi. Việc này có thể cải thiện mối quan hệ giữa những người lao động, đồng thời tạo ra cảm giác rằng họ có mục tiêu chung.

Xem Thêm: 

>>>> 8 Mẹo Để Giải Quyết Căng Thẳng Khi Làm Việc Ở Nhà

>>>> ​Làm Việc Vào Cuối Tuần Có Thể Gây Trầm Cảm

Lời Kết

Con người rất tò mò. Chúng ta cần một mức độ căng thẳng nhất định để không thấy buồn chán và cáu kỉnh. Tuy nhiên, căng thẳng quá mức có thể dẫn đến sự suy giảm trong khả năng ra quyết định và giao tiếp, đồng thời tác động tiêu cực đến sức khỏe tâm thần và cuối cùng là gây ra tình trạng kiệt quệ (Bruce, 2009).

Căng thẳng không chỉ ảnh hưởng đến sức khỏe thể chất và tinh thần của chúng ta mà còn khiến tầm nhìn của chúng ta hạn hẹp hơn, làm cho việc suy nghĩ chiến lược dài hạn trở nên khó khăn hơn (Peart, 2021).

“Kiệt quệ được xem... là điểm đến cuối cùng của sự căng thẳng lâu dài. Điều này có thể gây hại cho sức khỏe thể chất, tâm lý và hiệu suất làm việc (Olson và cộng sự, 2019; Maslach & Leiter, 2008).

Sự kiệt quệ không chỉ ảnh hưởng đến cá nhân mà cũng có thể gây tổn hại cho tổ chức, dẫn đến làm việc không hiệu quả, tình trạng vắng mặt và nghỉ việc.

Để ngăn ngừa hoặc giảm bớt tình trạng kiệt quệ, các tổ chức cần phát hiện các dấu hiệu cảnh báo, phát triển phong cách lãnh đạo tích cực và xây dựng các chính sách chủ động bảo vệ sức khỏe tinh thần nhân viên. Tổ chức có văn hóa cân bằng như vậy sẽ thúc đẩy một môi trường làm việc tích cực và một tư duy phát triển.

Nguồn: How To Prevent Burnout In The Workplace. Positive Psychology (2021).