Nghệ Thuật Phê Bình Tích Cực Tại Nơi Làm Việc

Phê bình tích cực, hay chỉ trích mang tính xây dựng (constructive criticism) là hành động cung cấp ý kiến, góp ý cho ai đó nhằm giúp cải thiện hiệu suất của họ. Khi được truyền đạt và tiếp nhận một cách cẩn trọng, phê bình tích cực là không thể thiếu để người được góp ý có định hướng cần thiết nhằm phát triển kỹ năng, chất lượng công việc và nâng cao năng lực.

Phê Bình Tích Cực Là Gì?

Phê bình tích cực (constructive criticism), hay còn được gọi là phê bình hoặc chỉ trích mang tính xây dựng, hoặc phản hồi mang tính xây dựng, là hành động phản hồi, góp ý cho ai đó nhằm giúp cải thiện chất lượng công việc hoặc hiệu suất làm việc của họ. Việc phê bình và góp ý này thường diễn ra giữa hai hoặc nhiều người, với hai vai trò chính là người đưa ra phản hồi và người nhận phản hồi. Khi được truyền đạt và tiếp nhận một cách cẩn trọng, phù hợp, phê bình tích cực có thể cho chúng ta định hướng cần thiết để phát triển kỹ năng, năng lực cá nhân và chất lượng công việc.

Việc đưa ra góp ý mang tính xây dựng là cách phổ biến để mọi người truyền đạt về những điểm cần cải thiện hoặc những kỳ vọng chưa được đáp ứng. Tuy nhiên, ta phải cẩn trọng trong quá trình đưa ra phê bình. Đôi khi, những chi tiết nhỏ như giọng điệu hoặc ngôn ngữ cơ thể cũng có thể khiến người nhận cảm thấy bị đe dọa, sợ hãi hoặc xúc phạm. Học cách đưa ra phản hồi một cách cẩn trọng và hiệu quả là yếu tố cần thiết để duy trì và quản lý tốt các mối quan hệ cá nhân và công việc.

Khi bạn đưa ra phê bình tích cực, mục đích của bạn là “xây dựng”, giúp người khác phát triển và chỉ ra những điểm mà họ có thể cải thiện. Ngược lại, phê bình mang tính tiêu cực hay cực đoan có thể làm tổn thương người khác, khiến họ cảm thấy tiêu cực, xấu hổ, tự ti về bản thân và thậm chí có thể làm mất lòng tin họ có với bạn. Một số ví dụ về chỉ trích tiêu cực bao gồm: soi mói hoặc bắt lỗi quá mức; tấn công cá nhân hay các đặc điểm tính cách con người; chỉ trích nhằm mục đích hạ bệ người khác; không rõ ràng hoặc không có giá trị xây dựng,…

Tại Sao Cần Có Kỹ Năng Phê Bình Tích Cực?

Phê bình trong các mối quan hệ có thể là một vấn đề nhạy cảm, bởi nếu không được diễn đạt đúng cách, đối phương có thể cảm thấy bị xúc phạm, tổn thương. Việc phê bình một cách  tiêu cực có thể dẫn đến đến cảm giác kém cỏi, tự ti về bản thân và mức độ hài lòng trong mối quan hệ hoặc hài lòng với công việc thấp; trong khi phê bình tích cực lại có thể giúp tăng mức độ hài lòng.

Đặc biệt, lời phê bình, góp ý rất phổ biến và cần thiết trong môi trường công việc. Nếu góp ý được đưa ra một cách cẩn trọng và có dụng ý tốt, nó có thể trở thành công cụ hữu ích cho sự phát triển nghề nghiệp và xây dựng mối quan hệ chuyên nghiệp. Học cách tiếp nhận và phản hồi lại những phê bình tích cực một cách hiệu quả có thể giúp nhân viên nâng cao kỹ năng và kiến thức. Nếu trong môi trường làm việc thiếu sự góp ý hay phê bình, nhân viên có thể sẽ cảm thấy công việc quá dễ dàng, nhàm chán và không có nhiều điểm để họ học hỏi, phát triển bản thân. Đây là một trong các lý do dẫn đến việc giảm động lực trong công việc. Ngoài ra, việc phê bình, đóng góp ý kiến cũng cho thấy người quản lý sát sao với công việc, quan tâm đến nhân viên cũng như sự phát triển của họ và tập thể.

Tuy nhiên, nếu một nhân viên cảm thấy bị chỉ trích hoặc bị quản lý quá mức, họ có thể cảm thấy căng thẳng, có cảm giác không hài lòng và tìm kiếm công việc khác - một kết quả không mong muốn cho cả nhân viên và nhà quản lý.

Như vậy, phê bình mang tính xây dựng là một công cụ mạnh mẽ để học hỏi và phát triển trong hầu hết các khía cạnh của cuộc sống. Quá trình đưa ra và nhận lại những phản hồi, phê bình tích cực có thể cải thiện kỹ năng giao tiếp và khả năng tự nhìn nhận. Do đó, việc học cách đưa và nhận phê bình tích cực có thể có lợi trong hầu hết các khía cạnh của cuộc sống, nơi bạn cần giao tiếp với người khác. 

Các Nguyên Tắc Phê Bình Tích Cực Cho Nhà Quản Lý

Dù với vai trò là người quản lý, người lãnh đạo, hoặc chỉ đơn giản là đồng nghiệp, bạn cần hiểu rõ sự phức tạp của việc đưa ra những phê bình tích cực. Để góp ý hiệu quả, bạn nên giảng giải, chỉ ra những hành vi chưa đúng mà không phải với thái độ thô lỗ hay kiêu ngạo. Phản hồi cần được trình bày sao cho nhân viên không cảm thấy bị coi thường hay không được tôn trọng, công nhận.

Đối với một số cá nhân, việc góp ý này diễn ra tự nhiên và dễ dàng. Trong khi đó, ở đa số những người người khác, khả năng này cần được rèn luyện và học hỏi. Hiểu rõ phong cách lãnh đạo và làm việc của mình có thể giúp bạn cải thiện việc giao tiếp trong môi trường làm việc, nếu không, phản hồi mang tính xây dựng sẽ dễ dàng biến thành chỉ trích tiêu cực.

Thiết Lập Sự Tin Tưởng

Việc xây dựng niềm tin với nhân viên không chỉ đơn giản là nói "hãy tin ở tôi", mà đây là một quá trình diễn ra hàng ngày. Hãy chứng minh cho nhân viên thấy rằng bạn sẵn sàng lắng nghe khi họ có vấn đề và hành động kịp thời. Hãy công bằng và nhất quán trong việc quản lý đội ngũ của mình, và trên hết, hãy giữ bí mật. Hãy cẩn trọng trong lời nói khi bạn giao tiếp với nhóm và chú ý đến ngôn ngữ cơ thể của mình. Nếu bạn mắc lỗi, hãy sẵn sàng thừa nhận nó. Suy cho cùng, không ai là hoàn hảo, dù đó là trưởng phòng hay phó chủ tịch công ty.

Cân Bằng Giữa Phản Hồi Tích Cực Và Phản Hồi Tiêu Cực

Nhân viên nào cũng những điểm mạnh và điểm yếu riêng, chẳng hạn như một người có thể thường xuyên đi làm muộn, nhưng lại chưa bao giờ bỏ lỡ deadline của dự án. Mặc dù bạn vẫn cần phải giải quyết những thiếu sót của họ, nhưng hãy nhớ khen ngợi và công nhận khi họ có sự nỗ lực và đóng góp nhiều cho đội nhóm. Việc cân bằng giữa phản hồi tiêu cực và tích cực là một cách để giảm nhẹ sự khó chịu khi yêu cầu ai đó thay đổi một thói quen xấu.

Một phương pháp chúng ta có thể sử dụng là phương pháp "sandwich" - đặt lời phê bình giữa hai lời khen ngợi. Bạn có thể đề cập đến giá trị của nhân viên đối với nhóm hoặc tổ chức, khen ngợi những điều mà họ đã làm tốt ở phần đầu và cuối của lời góp ý, và đưa ra góp ý để cải thiện ở giữa. Ví dụ, bạn có thể nói "Khi làm việc cùng nhóm, tôi thấy bạn rất chủ động và nhiệt tình, điều này thực sự tạo ra sự gắn kết trong đội. Tuy nhiên, trong báo cáo gần đây, có một số lỗi nhỏ về số liệu mà chúng ta cần chỉnh sửa. Trừ điểm này, báo cáo của bạn rất chi tiết, đầy đủ. Tôi tin rằng với sự chú ý tỉ mỉ hơn, bạn sẽ tiếp tục cải thiện và đóng góp ngày càng tốt hơn cho nhóm.”

Góp Ý Cụ Thể

Việc đưa ra lời khuyên cụ thể thay vì chung chung cũng rất quan trọng. Nếu thiếu sự rõ ràng, lời góp ý có thể là nguyên nhân dẫn đến hiểu nhầm hoặc xung đột tại nơi làm việc. Hãy đảm bảo rằng thành viên của bạn biết chính xác những gì bạn mong đợi cần cải thiện. Phương pháp SBI là lý tưởng để sử dụng cho tình huống này. SBI là viết tắt của Tình huống (Situation), Hành vi (Behavior) và Tác động (Impact). Sử dụng phương pháp này, bạn sẽ trực tiếp đề cập đến tình huống với nhân viên, mô tả hành vi mà bạn đã quan sát và làm rõ tác động của hành vi đó đến bạn, người khác hoặc môi trường làm việc. 

Chẳng hạn, khi bạn muốn góp ý với về các báo cáo tài chính, hãy tránh những câu nói chung chung như "Các báo cáo của bạn dạo này không được tốt lắm." Thay vào đó, bạn có thể nói: "Ba báo cáo tài chính gần đây của bạn vào tháng X, Y, Z (tình huống) có một số lỗi toán học ở phần thống kê (hành vi) và phải sửa lại khiến việc họp tổng kết tháng hơi chậm trễ (tác động)."

Trò Chuyện Trực Tiếp và Hỗ trợ

Tương tác trực tiếp là cách hiệu quả nhất để đưa ra phản hồi mang tính xây dựng, có nghĩa là bạn cần phải ngồi lại với nhân viên của mình, ngay cả khi cuộc họp phải được tổ chức online. Gặp mặt trực tiếp không chỉ giúp tránh những tin đồn nơi công sở mà còn cho nhân viên biết rằng họ quan trọng, đồng thời việc đưa ra góp ý sẽ không khiến họ cảm thấy xấu hổ với các đồng nghiệp hoặc người dưới cấp họ. Điều này giúp nhân viên có tiếng nói và cơ hội để trình bày quan điểm của họ về tình huống. Tương tác trực tiếp giúp nâng cao tinh thần, cho phép bạn đưa ra phê bình mang tính xây dựng một cách nhẹ nhàng mà vẫn hiệu quả. Đồng thời, bạn sẽ có cơ hội hiểu rõ khó khăn của nhân viên và đề nghị hỗ trợ họ khi cần thiết hơn.

Giữ Thái Độ Khách Quan và Tôn Trọng

Hãy cố gắng tách biệt nhân viên khỏi hành động của họ và kiềm chế việc gán nhãn nhân viên là "tốt" hoặc "xấu". Mỗi người hiểu và thực hiện quy tắc theo cách khác nhau, dựa trên nền tảng và kinh nghiệm của mình. Hãy nhìn nhận mỗi người theo đúng giá trị của họ và học cách lắng nghe những gì họ đang nói, thay vì đoán xem họ đang nghĩ gì. Hãy cố gắng hiểu quan điểm của họ và tôn trọng quan điểm đó. Đặt nhận xét của họ trong ngữ cảnh/tình huống cụ thể, và trình bày ý kiến của bạn chỉ như những gì bạn quan sát được - những quan điểm khách quan. Nếu bạn học cách tiếp cận các nhân viên một cách khách quan, bạn sẽ có nhiều khả năng đạt được kết quả tích cực hơn.

Khi bạn ngồi xuống để đưa ra phản hồi cho ai đó, hãy xem xét những yếu tố này. Tránh giả định rằng nhân viên đang cố ý vi phạm quy tắc hoặc làm việc kém hiệu quả. Thay vào đó, hãy trò chuyện để tìm hiểu lý do đằng sau hành động của họ để tránh những hiểu lầm đơn giản.

Chẳng hạn, bạn có thể trao đổi riêng với nhân viên của mình như sau: "Tôi nhận thấy các lỗi trong mã của bạn xuất hiện nhiều hơn trong tháng vừa rồi. Tôi biết đội ngũ kỹ sư đang chịu áp lực để kịp deadline sắp tới. Có điều gì tôi cần biết để giúp bạn làm việc tốt nhất không? Nếu tôi đã giao quá nhiều việc cho bạn, hãy cho tôi biết để tôi có thể sắp xếp lại khối lượng công việc của bạn. Tôi sẵn sàng thảo luận về vấn đề này."

Cung Cấp Phản Hồi Một Cách Nhất Quán

Sự liên tục và nhất quán cũng rất quan trọng. Thường xuyên gặp gỡ đội nhóm của bạn, tích hợp phản hồi vào các cuộc họp. Nhấn mạnh tầm quan trọng của việc cải thiện liên tục cho tất cả mọi người và nhanh chóng giải quyết các vấn đề. Đảm bảo rằng các kỳ vọng được truyền đạt rõ ràng, và minh bạch trong nỗ lực cải thiện của bạn. Nếu bạn chỉ ra một vấn đề, tốt nhất là nên đề xuất một giải pháp kèm theo. Việc đưa ra một câu trả lời cụ thể dưới dạng một giải pháp thực tế cho thấy bạn quan tâm đến thành công của thành viên trong nhóm.

Lựa Chọn Thời Điểm Phù Hợp

Không phải lúc nào việc đưa ra lời phê bình ngay lập tức cũng là tốt, đôi khi có khoảng thời gian và địa điểm phù hợp hơn để làm điều đó. Ví dụ, chỉ trích sai sót trước mặt người khác không phải là một biện pháp tốt để đưa ra phản hồi mang tính xây dựng. Tuy nhiên, việc giải quyết vấn đề càng sớm càng tốt là quan trọng để tránh lặp lại sai lầm. Trong tình huống này, tốt nhất là bạn nên mời nhân viên vào một buổi thảo luận riêng vào cuối ngày. Bạn cũng có thể tổ chức một cuộc họp nhóm để giải quyết vấn đề mà không cần nêu tên hoặc làm cho bất kỳ nhân viên nào cảm thấy bị phân biệt hay nhắm đến.

Phản Hồi Hiệu Quả: Nghệ Thuật Đối Thoại

Việc tiếp nhận phê bình có thể là một trải nghiệm không thoải mái - không ai muốn nghe những sai lầm mình đã mắc phải hoặc cảm thấy mình chưa đạt được kết quả như kỳ vọng. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng phản ứng của chúng ta với những kích thích tiêu cực thường nhạy cảm hơn, khiến cho cảm giác khó chịu khi nhận phê bình trở nên mạnh mẽ hơn. Tuy nhiên, bạn có thể cố gắng xem những lời góp ý như một công cụ giúp bạn phát triển và hoàn thiện bản thân. 

Một số mẹo để bạn có thể học cách lắng nghe một cách cởi mở, xử lý phê bình và áp dụng những phản hồi hữu ích vào cuộc sống bao gồm:

  • Giữ bình tĩnh: Khi nhận được lời phê bình, hãy cố gắng giữ bình tĩnh và vững vàng trong suy nghĩ. Đừng để cảm xúc chi phối bạn. Đặc biệt, nếu người đưa ra lời phê bình có thái độ kiêu ngạo, việc kiểm soát cảm xúc càng trở nên quan trọng để bạn có thể phản ứng một cách chừng mực.

  • Lắng nghe: Hãy lắng nghe và cố gắng thực sự hiểu những gì người khác đang muốn truyền đạt cho bạn. Tránh việc ngắt lời hoặc phản bác ngay lập tức. Nếu có điều gì bạn không hiểu, hãy đặt câu hỏi để làm rõ.

  • Phản hồi, đừng phản ứng: Khi bạn phản ứng mà không suy nghĩ, bạn có thể nói hoặc làm điều gì đó trong cơn giận dữ, xấu hổ, hoặc tổn thương mà sau này bạn sẽ hối tiếc. Hãy hít thở sâu hoặc dành đủ thời gian mà bạn trước khi phản hồi lại những lời phê bình để có thể phản hồi một cách bình tĩnh nhất.

  • Dành thời gian để xử lý thông tin và cảm xúc: Việc biết rằng mình đã mắc lỗi hoặc làm chưa đúng có thể khiến bạn khó chịu. Nếu bạn cảm thấy phê bình đã khiến bạn xúc động – điều này thậm chí có thể xảy ra ngay cả khi phê bình được đưa ra một cách tích cực – hãy cho phép bản thân có thời gian để xử lý. Nếu cần, hãy yêu cầu tạm dừng hoặc xin thời gian để suy nghĩ trước khi phản hồi.

  • Chọn lọc: Một số lời phê bình mang tính xây dựng bạn nhận được sẽ rất hữu ích, trong khi những lời phê bình khác có thể vô dụng hoặc thậm chí gây tổn thương. Quan trọng là bạn phải biết cách phân biệt những ý kiến nào nên giữ lại và những ý kiến nào nên bỏ qua. Hãy thử áp dụng những góp ý bạn thấy hữu ích vào cuộc sống và xem bạn có nhận thấy sự cải thiện nào không.

Kết Luận

Phê bình tích cực là một công cụ mạnh mẽ giúp chúng ta không chỉ nhận diện được những điểm cần cải thiện mà còn thúc đẩy sự phát triển cá nhân và chuyên môn. Khi được thực hiện đúng cách, phê bình tích cực không chỉ nâng cao hiệu suất công việc mà còn xây dựng những mối quan hệ bền chặt và đáng tin cậy. Việc đưa ra và nhận lại những góp ý mang tính xây dựng đòi hỏi sự nhạy bén, khéo léo và tôn trọng lẫn nhau. 

Hãy nhớ rằng, mục tiêu của phê bình tích cực không phải là chỉ trích hay làm tổn thương người khác, mà là giúp họ tiến bộ và đạt được thành công. Do đó, hãy luôn tiếp cận phê bình một cách cởi mở, khách quan và với tinh thần học hỏi. Bằng cách này, bạn không chỉ cải thiện bản thân mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi mọi người có thể phát triển cùng nhau.

Tùy theo nhu cầu của từng doanh nghiệp, Viện Tâm lý Việt - Pháp thiết kế các gói dịch vụ chăm sóc tâm lý doanh nghiệp với quy mô, đối tượng, các giai đoạn triển khai và các chủ điểm thực hiện phù hợp. Đặt lịch trao đổi với chúng tôi về nhu cầu dịch vụ hỗ trợ tâm lý doanh nghiệp riêng của Doanh nghiệp anh/chị ngay tại ĐÂY.

Tham khảo:

[1] Constructive Criticism: Definition, Examples, & Tips​. https://www.berkeleywellbeing.com/constructive-criticism.html

[2] How to Give Constructive Feedback in the Workplace. https://online.champlain.edu/blog/giving-constructive-feedback

-----------------------------

Viện Tâm lý Việt - Pháp

Trụ sở chính & Trung tâm trị liệu tại Hà Nội: Số 54 Trần Quốc Vượng, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội

Trung tâm trị liệu tại TP.HCM: Toà Landmark Plus, Vinhomes Central Park, 720A Điện Biên Phủ, P. 22, Q. Bình Thạnh, TP. HCM

Hotline: 0977.729.396 (Zalo, 24/7)

Email: info@tamlyvietphap.vn

Facebook: https://www.facebook.com/tamlyvietphap.vn

Bài viết liên quan

Gọi cho tôi

Hãy gửi thông tin cho chúng tôi, nhân viên tư vấn của Viện sẽ liên hệ lại Quý khách trong vòng 24h. Thông tin của Quý khách chỉ để chúng tôi liên hệ và không gửi cho bên thứ ba.

Tài nguyên

Trắc nghiệm

https://tracnghiem.tamlyvietphap.vn/