Làm Thế Nào Để Có Kỹ Năng Phê Bình Tích Cực?

Phản hồi phê bình thường gây khó xử và có thể sẽ không mang lại nhiều lợi ích nếu được thể hiện một cách kém hiệu quả.

Mặc dù những lời phê bình là điều mà ai cũng từng trải qua, việc nhận những lời phê bình vẫn là những việc không hề dễ dàng.

Tuy nhiên, nếu được truyền đạt một cách phù hợp, kịp thời và súc tích, những phản hồi phê bình có thể mang lại điểm tích cực và thậm chí có thể giúp một người cải thiện cuộc sống. Một nghiên cứu của Gallup đã xác định rằng nhân viên thà nhận phản hồi - ngay cả khi đó là những lời phê bình - còn hơn là không nhận được bất kỳ phản hồi nào (Brim & Asplund, 2009).

Bài viết này đào sâu hơn về nghệ thuật tinh tế của kỹ năng phê bình tích cực, đồng thời đưa ra một số kỹ thuật để giảm thiểu cảm giác khó xử trong quá trình phản hồi.

Phê Bình Tích Cực

Làm thế nào để chúng ta biết khi nào chúng ta đang làm tốt mọi công việc hay đi đúng hướng?

Nếu không có phản hồi từ người khác, chúng ta sẽ không bao giờ biết được. Chúng ta sẽ hành xử theo cách mà chúng ta cho là đúng, trong khi bản thân thì vẫn “ếch ngồi đáy giếng” và không học hỏi thêm được gì.

Phản hồi khen ngợi giúp chúng ta nâng cao những phẩm chất tốt nhất của mình thay vì giúp chúng ta nhận biết được mình đang thiếu sót điều gì. Những lời khen khuyên chúng ta nên tiếp tục - và có thể phát huy hơn nữa - những gì chúng ta đang làm ở thời điểm hiện tại.

Mặc dù phản hồi bằng những lời phê bình có thể xoáy vào những điểm yếu nhất của chúng ta nhưng nó tạo ra một cơ hội lớn để cải thiện bản thân nếu được nhìn nhận đúng cách. Xét cho cùng, một lời phê bình tích cực sẽ mang lại cho chúng ta cơ hội phát triển vượt trội (Chappelow & McCauley, 2019).

Như Chappelow và McCauley đã viết trên Tạp chí Kinh doanh Harvard:

"Phản hồi bằng cả lời khen và phê bình - là điều cần thiết để giúp các nhà quản lý nâng cao những phẩm chất tốt nhất và cải thiện những điểm yếu nhất của họ để có thể lãnh đạo nhân viên một cách xuất sắc."

Và điều này không chỉ đúng với các nhà quản lý mà còn đúng với tất cả chúng ta.

Những Yếu Tố Cần Xem Xét Khi Đưa Ra Phản Hồi

Dưới đây là một số điểm cần xem xét trước khi chia sẻ cảm nghĩ của chúng ta với một người:

  1. Phản hồi gay gắt có thể phản tác dụng.

Hãy cung cấp phản hồi một cách cẩn trọng và thấu đáo. Nếu bạn đưa ra phản hồi liên tục và không quan tâm đến cảm giác của người nghe, họ sẽ chuyển sang chế độ phòng thủ - có thể đi kèm với việc mất dần sự tự tin, lòng tự trọng và động lực.

  1. Phản hồi không phải lúc nào cũng tiêu cực.

Đừng chỉ tập trung vào những gì không hiệu quả hoặc đang không được thực hiện đúng cách. Nói về những gì đang được làm tốt có thể hỗ trợ và định hướng sự phát triển của một người một cách phù hợp.

  1. Phản hồi không phải lúc nào cũng tích cực.

Mặt khác, đừng lúc nào cũng tập trung vào điểm mạnh. Nếu bạn chỉ nói về những mặt tích cực, người nghe sẽ tiếp tục thực hiện công việc như cách họ vẫn làm, và tin rằng họ không có gì để cải thiện, vì cho rằng họ đã làm đúng mọi thứ.

Điều quan trọng là phải có sự cân bằng giữa điểm hai và điểm ba.

  1. Chỉ rõ những gì một người cần làm để thay đổi chưa chắc đã là điều nên làm.

Hãy đặt những câu hỏi khuyến khích việc phản ánh. Sự hỗ trợ cởi mở như vậy có thể giúp một người hiểu rằng họ đang làm tốt ở đâu và cần cải thiện ở đâu, đồng thời đặt ra cơ hội để họ tự khám phá và suy ngẫm.

Làm Thế Nào Để Phê Bình Tích Cực?

Trong bài viết trên Forbes (2018) của mình, Ashira Prossack đã nói, “phản hồi là công cụ tốt nhất của người quản lý, nhưng nó chỉ hiệu quả khi được truyền đạt đúng cách.”

Phê bình là một việc khó nhưng khi được truyền đạt tốt, người nhân viên thậm chí có thể biết ơn vì những phản hồi này.

Những phản hồi đó có thể không gây ngạc nhiên cho người nghe. Chia sẻ về những khó khăn một cách cởi mở là cách để tạo ra một cuộc đối thoại hiệu quả. Phê bình tích cực có thể tạo điều kiện giúp một người giảm thiểu lỗi sai và giúp họ nhìn nhận được mình đang cần học hoặc cần hỗ trợ ở những điểm nào để phát triển.

Tuy nhiên, nếu được đưa ra một cách vụng về, thiếu sự tôn trọng và chưa thực sự xem xét mục đích của việc phản hồi, lời phê bình sẽ bị bỏ qua hoặc khiến một người trở nên thu mình - về tinh thần, cảm xúc hoặc thậm chí là thể chất.

Dưới đây là một số hướng dẫn mà Prossack đề xuất:

  • Tránh bao bọc lời phê bình với những lời khen

Phương pháp phản hồi luân phiên giữa điểm mạnh và điểm yếu là một phương pháp phổ biến nhưng không phải lúc nào cũng thích hợp.

Khi bạn đưa ra một phản hồi theo tiêu chuẩn khen ngợi/phê bình/khen ngợi, bạn có thể đưa ra một cái nhìn sai lệch về cách làm việc của một người. Hai điểm tích cực lớn hơn một điểm tiêu cực và do đó, nhân viên có thể cho rằng họ đang làm tốt.

  • Phê bình mang tính xây dựng

Xác định vấn đề sau đó đưa ra kế hoạch khắc phục là một cách để hỗ trợ sự phát triển. Cách phê bình tích cực này sẽ giúp tránh mắc phải sai lầm tương tự trong lúc học một hành vi mới hoặc tiếp cận theo một hướng khác.

  • Theo sát thường xuyên

Nêu vấn đề rồi để đấy là chưa đủ. Hãy lập một kế hoạch phát triển với các cuộc họp thường xuyên. Cung cấp hướng dẫn và yêu cầu nhân viên xác nhận các bước họ đã thực hiện, những kỹ năng họ đã được đào tạo và liệu kết quả có được cải thiện hay không. Điều này cũng sẽ giúp xây dựng lòng tin và mối quan hệ bền chặt hơn cho những phản hồi trong tương lai.

  • Trung thực và chân thành

Chúng ta thường tự nhận biết khi nào chúng ta làm việc kém hiệu quả, vì vậy, thông tin phản hồi thường sẽ không phải điều gì bất ngờ. Hãy nói rõ rằng bạn muốn giúp người đó cải thiện thay vì chỉ tập trung tìm ra những sai phạm của họ.

  • Trực tiếp và rõ ràng

Khi kết thúc quá trình phản hồi, đừng để người đó bước ra khỏi phòng mà không hiểu chuyện gì vừa xảy ra. Hãy trình bày phản hồi một cách rõ ràng và trực tiếp với một thái độ lịch sự và ân cần. Bạn cũng có thể gửi email sau buổi họp để làm rõ những điểm đã thảo luận nếu cần thiết.

  • Khuyến khích việc tự phản ánh

Hãy tương tác với nhân viên đó; hỏi xem họ suy nghĩ thế nào về những gì đã xảy ra và tại sao. Có thể là hành động của họ là chính đáng và bạn chưa có cái nhìn tổng thể về những gì đã xảy ra.

  • Dừng lại và lắng nghe

Việc đưa phản hồi có thể khiến bạn và cả người nghe trở nên lo lắng. Điều đó cũng có thể khiến bạn nói quá nhiều nên hãy dừng lại và lắng nghe.

Khi bạn dành thời gian đặt mình vào vị trí của họ, bạn sẽ có sự đồng cảm và cái nhìn sâu sắc hơn về người mà bạn cần phản hồi.

Bạn cũng cần nhớ rằng những điều trên chỉ mang tính hướng dẫn và bạn cần xem xét khía cạnh con người và tình huống cụ thể để đưa ra phản hồi một cách hợp lý.

Khi phê bình, bạn cũng nên để ý nếu nhân viên của bạn có thể đang mắc trầm cảm. Hãy tham khảo bài viết về kỹ năng giao tiếp với một nhân viên mắc trầm cảm tại đây

Hoặc, bạn cũng có thể tham khảo thêm về cách nhận biết và hỗ trợ nhân viên bị trầm cảm thông qua bài viết này

Phân Biệt Phản Hồi Mang Tính Chỉ Trích Và Phản Hồi Mang Tính Xây Dựng

Dù bạn đang phản hồi cho nhân viên, đồng nghiệp, thân chủ hay nhà cung cấp dịch vụ, điều quan trọng là bạn phải hiểu cách phản hồi thế nào để đạt được hiệu quả cao nhất.

Thật vậy, phản hồi có thể mang tính xây dựng dù là khen ngợi hay phê bình, miễn là nó khuyến khích sự phát triển. Mặt khác, phản hồi mang tính chỉ trích không mang lại ích lợi gì khác ngoài việc nói với ai đó rằng họ đang không làm tốt lắm.

Do đó, chúng ta phải bắt đầu bằng cách nhớ rằng mục tiêu của việc phản hồi là sự cải tiến. Bạn nên nói rõ cho người nhận phản hồi biết về những gì họ đã làm tốt và những gì cần được khắc phục hoặc cải thiện.

Họ nên hiểu những gì họ cần thay đổi và có một lộ trình rõ ràng để học các kỹ năng cần thiết cho sự thay đổi này.

Vậy làm thế nào để cung cấp phản hồi mang tính xây dựng mà không chỉ trích?

Dưới đây là một số gợi ý để đưa ra những phản hồi mang tính xây dựng (Krakoff, 2020):

  • Xây dựng lòng tin

Nếu bạn biết mình sẽ được yêu cầu cung cấp phản hồi vào một thời điểm nào đó trong tương lai, hãy tận dụng lợi thế đó của mình.

Thiết lập một mối quan hệ tích cực dựa trên sự cởi mở, chân thành và tin tưởng. Phản hồi dễ dàng được chấp nhận hơn từ những người mà chúng ta biết, tôn trọng và tin tưởng - những người luôn muốn điều tốt nhất cho chúng ta.

  • Cân bằng giữa mặt tích cực và mặt tiêu cực

Không có ai là xuất sắc toàn diện hay thua kém về mọi mặt cả. Hãy thể hiện một quan điểm có sự cân bằng mà khuyến khích các hành vi tích cực trong khi nhìn nhận những mặt tiêu cực cần phải vượt qua. Điều quan trọng là bạn cần đảm bảo mình không gây hiểu lầm, đồng thời đưa ra một số điểm tích cực để duy trì động lực.

  • Nói chuyện trực tiếp

Khi có thể, quá trình phê bình mang tính xây dựng nên diễn ra trực tiếp. Một cuộc điện thoại không truyền tải được ngôn ngữ cơ thể và có thể che đi những biểu hiện trong cuộc trò chuyện.

Một email có thể giống như một quả bom chỉ trực chờ phát nổ khi người ta nhấp chuột vào.

  • Đừng phán xét trước

Cho đến khi bạn có cơ hội nói chuyện với người có liên quan, hãy tránh suy diễn về những gì đã xảy ra. Hãy để người đó có cơ hội giải thích tại sao họ lại có những hành vi như vậy.

  • Hãy cụ thể

Đừng nói chung chung hoặc đi lạc sang các vấn đề khác. Hãy tập trung vào những điểm cần phản hồi.

  • Đừng công kích cá nhân

Đừng nhầm lẫn công kích cá nhân với phê bình hành động của họ.

Phê bình cá nhân thay vì phê bình hành động có tính công kích cá nhân của họ sẽ khiến người tiếp nhận phản hồi mất động lực. Họ sẽ ít có khả năng hành động hoặc học hỏi từ những điểm đã chia sẻ.

  • Hãy đảm bảo tính liên tục của việc phản hồi

Tùy thuộc vào tần suất phản hồi, người tiếp nhận phản hồi không nên cảm thấy ngạc nhiên về những gì bạn nói. Tương tác thường xuyên có thể giúp tránh phản hồi dài dòng, tiêu cực và bất ngờ.

  • Phản hồi ngay khi cần thiết

Hãy tránh việc không phản hồi về sự việc (hoặc hành vi) cần phản hồi trong một khoảng thời gian dài. Cuộc thảo luận phải mang tính cập nhật để không ai phải cố nhớ xem chuyện gì đã xảy ra.

Hãy đảm bảo cách tiếp cận của bạn phù hợp với bối cảnh. Bạn có biết về bất kỳ vấn đề gia đình hoặc sức khỏe nào có thể ảnh hưởng đến hiệu suất không? Người đó đã phản ứng như thế nào với những phản hồi trước đây? Câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ ảnh hưởng đến cách khen ngợi hoặc phê bình.

Và đặc biệt, nếu phê bình mang tính tích cực, bạn chắc chắn có thể thúc đẩy động lực và sự gắn kết của nhân viên đối với công việc. Tham khảo thêm các cách tăng động lực cho nhân viên tại bài viết phân tích ở link sau: https://tamlyvietphap.vn/tam-ly-doanh-nghiep/cach-thuc-day-dong-luc-va-su-gan-ket-cua-nhan-vien-2458-55103-article.html

8 Ví Dụ Thực Tiễn

Cung cấp phản hồi một cách phù hợp mà không chỉ trích là một thách thức. Việc luyện tập, trải nghiệm và quan sát là rất cần thiết để đưa ra những phản hồi một cách tốt nhất.

Các ví dụ dưới đây có thể là bước khởi đầu để bạn cải thiện cách phản hồi của mình:

Những điều bạn có thể đã nói

Những điều bạn nên nói

Bạn đang lỡ deadline và điều này đang ảnh hưởng đến mọi người trong nhóm và cả dự án đấy.

Tôi nhận thấy rằng bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý thời gian. Tôi có thể giúp được gì không?

Bạn đã không đạt được chỉ tiêu của mình và điều đó sẽ làm giảm hiệu suất của nhóm.

Dù không đạt được chỉ tiêu, nhưng tôi biết bạn đã làm việc chăm chỉ. Bạn có đang gặp trở ngại nào mà tôi có thể hỗ trợ không?

Tôi đã thấy bạn thường gửi tin vào nhóm lúc tối muộn; Tôi lo rằng bạn không kiểm soát được công việc của mình.

Tôi đã thấy bạn thường gửi tin vào nhóm lúc tối muộn; Tôi lo lắng về khả năng cân bằng giữa công việc và đời tư của bạn. Chúng ta có thể trao đổi một chút để xem khối lượng công việc của bạn thế nào không?

Bạn đã nhận một vị trí mới nhưng có vẻ như bạn đang không xử lý mọi việc tốt lắm.

Chúc mừng bạn với vị trí mới. Tôi chắc chắn rằng có những khó khăn khi làm quen với vai trò mới này. Chúng ta có thể thảo luận xem có những nguồn hỗ trợ và đào tạo nào giúp ích cho bạn không?

Bạn có vẻ khó chịu trong cuộc họp ngày hôm qua và điều này làm cho việc đưa ra quyết định cuối cùng rất khó khăn.

Tôi nhận thấy hôm qua bạn có vẻ khó chịu trong cuộc họp. Chúng ta có thể trao đổi về những gì đang diễn ra không?

Có nhiều cách để truyền đạt phản hồi; hãy xem xét mục đích của việc phản hồi và cách thể hiện cơ hội phát triển khi phản hồi.

Một Số Mẹo Để Tránh Phản Hồi Tiêu Cực

Chúng ta không nên tránh cung cấp (hoặc nhận) phản hồi phê bình. Mặc dù việc này không phải lúc nào cũng dễ chịu - thậm chí có thể làm tổn thương cái tôi mỏng manh của nhân viên - đây là điều thiết yếu cho hiệu quả hoạt động của công ty (Chappelow & McCauley, 2019).

Mặc dù chúng ta có thể không thích đưa ra phản hồi nhưng nghiên cứu cho thấy nhân viên muốn nhiều phản hồi hơn chứ không phải ít hơn - cả khen ngợi và phê bình (Rice, 2011).

Điều này thật sự đúng vì nếu chúng ta không bao giờ nhận được phản hồi, làm thế nào để chúng ta biết mình có đang làm tốt hay không? Những người có tư duy phát triển sẽ xem phản hồi là cơ hội để theo dõi quá trình làm việc của mình và tìm kiếm sự trợ giúp cần thiết để phát triển (Zojceska, 2019).

Do đó, để giảm thiểu nỗi lo sợ khi cung cấp phản hồi, chúng ta cần xem xét cách truyền đạt phản hồi. Dưới đây là một cách tiếp cận đơn giản có thể áp dụng cho một thành viên trong nhóm, chuyên gia tư vấn bên ngoài hoặc đồng nghiệp của bạn.

Khái Quát Về Phê Bình

Chappelow và McCauley từ Trung tâm Lãnh đạo Sáng tạo dạy một phương pháp được gọi là Tình huống – Hành vi – Tác động (Situation - Behaviour - Impact). Đây là một mô hình đơn giản nhưng hiệu quả cho các tình huống trong môi trường công sở.

Cả điểm mạnh và điểm yếu phải được nói một cách rõ ràng và cụ thể, với sự chuyên nghiệp và quan tâm, bằng cách làm rõ:

  • Hành vi xảy ra khi nào và ở đâu?

  • Hành vi là gì?

  • Kết quả của hành vi là gì (gồm suy nghĩ, cảm xúc và hành động)?

Đồng thời, khi bạn đưa ra phản hồi, hãy đảm bảo rằng bạn không:

  • Phán xét - Lẽ ra bạn không nên nói như vậy

  • Tổng thể hóa quá mức - Bạn lúc nào cũng nói thế

  • Giả định những suy nghĩ đằng sau hành vi - Bạn không hề tôn trọng

Khi được truyền đạt một cách hợp lý, người tiếp nhận sẽ lắng nghe phản hồi hơn, suy nghĩ thấu đáo hơn và có những hành động cải thiện hơn.

Bước cuối cùng là thống nhất những việc cần làm để tránh những hành vi hoặc kết quả không mong muốn.

Phản Hồi Với Quản Lý Của Bạn

Một trong những tình huống gây cản trở sự phát triển chuyên môn có thể là việc cung cấp phản hồi cho người quản lý theo cách không phù hợp. Nếu việc này đi quá xa ngoài tầm kiểm soát, chính nó có thể cản trở sự thăng tiến của bạn. Ngược lại, nếu bạn phản hồi quá yếu ớt, bạn có thể không được coi là có tố chất lãnh đạo.

Việc này không khác gì một lưỡi dao hai lưỡi. Vậy bạn nên làm thế nào?

Theo Jeremy McAbee (2019), có ba kỹ thuật hữu ích để “phản hồi từ dưới lên”:

  • Hãy cụ thể

Không nói chung chung hoặc trừu tượng và sử dụng các ví dụ cụ thể.

  • Tập trung vào quan điểm của bạn

Sử dụng các câu có chủ ngữ là “tôi” thay vì “bạn”. Cách tiếp cận này tập trung vào suy nghĩ, niềm tin và cảm xúc của bạn trong tình huống.

  • Đưa ra các giải pháp

Nếu liên quan đến một vấn đề thay vì một hành vi, hãy đưa ra một giải pháp. Bạn có thể hỗ trợ như thế nào? Có cách nào để bạn có thể loại bỏ hoặc giảm thiểu vấn đề không?

Bạn không nên làm gì?

Dưới đây là một số hành vi bạn không nên làm khi phản hồi (đặc biệt nếu phản hồi là phê bình):

  • Giải thích những gì bạn sẽ làm nếu đặt mình ở vị trí của họ

  • Suy đoán về lý do tại sao họ cư xử theo cách họ đã làm

  • Chọn sai thời điểm để cung cấp phản hồi; ví dụ, trước mặt người khác hoặc trong giữa một cuộc tranh cãi

Trong công việc, phản hồi không nên mang tính cá nhân mà nên tập trung vào những việc làm phù hợp với công ty.

Tuy nhiên, con người chúng ta đều có khuynh hướng nhỏ nhen, có tầm nhìn hạn hẹp và cái tôi mỏng manh. Hãy cân bằng những lời khuyên ở trên với những hiểu biết của mình và mối quan hệ giữa bạn với đồng nghiệp.

Trừ khi đó là vấn đề về của ban Nhân sự, cách tiếp cận không chính thức - chẳng hạn như khi đi uống cà phê - có thể hiệu quả hơn so với một cách tiếp cận quá trang trọng.

Có Thể Có Quá Nhiều Phản Hồi Cùng Một Lúc Không? - Hoàn Toàn Có Thể

Mặc dù hầu hết chúng ta đều đồng ý rằng phản hồi - dù là khen ngợi hay phê bình - rất có giá trị đối với từng cá nhân, một số nhà khoa học đã đặt ra những nghi vấn về một số khía cạnh của việc phản hồi.

Marcus Buckingham và Ashley Goodall, viết cho Harvard Business Review (2019), thách thức giá trị của việc “nói cho mọi người biết chúng ta nghĩ gì về hiệu suất của họ và cách họ có thể cải thiện”.

Thật vậy, “tính minh bạch cấp tiến” - như đã được triển khai tại Netflix và Wall Street Journal - có thể không những không cải thiện được mà còn có thể gây tổn hại đến hiệu suất.

Rốt cuộc, sự tương tác trực tiếp như vậy giả định rằng những người khác nhận thức được những điểm yếu của bạn tốt hơn bạn. Phản hồi cũng cho thấy bạn thiếu những khả năng nhất định mà cần phải được khắc phục.

Nhìn chung, phản hồi có thể được mô tả là “cách của tôi phải là cách của bạn”.

Đây là tất cả những điểm cần lưu ý trước khi đưa ra phản hồi.

Do đó, chúng ta phải đảm bảo rằng chúng ta đang cung cấp phản hồi với những lý do xác đáng và nhận ra rằng việc phát huy điểm mạnh của một người có sẽ tốt hơn là việc "sửa chữa" điểm yếu của họ.

Tham Khảo: Giới Thiệu Về Chương Trình Hỗ Trợ Nhân Viên - EAP

Lời Kết

Phê bình tích cực là một cách tiếp cận rất giá trị để thu hẹp khoảng cách giữa những gì một người đang làm và những gì họ mong đợi.

Khi được cung cấp thường xuyên, phản hồi cung cấp những góc nhìn thực tế để hỗ trợ sự phát triển và tăng hiệu suất - mang lại lợi ích cho cả cá nhân và tổ chức.

Tuy nhiên, phản hồi tiêu cực phải được truyền đạt cẩn thận. Người đưa ra phản hồi phải hiểu rõ về động cơ của họ và về mục đích của việc này. Họ cũng phải xem xét bối cảnh cá nhân và ngữ cảnh, đồng thời nhận thức rằng có thể có một số thông tin mà họ chưa biết.

Ngoài ra, sẽ thật thiếu thực tế nếu cho rằng cách của chúng ta luôn là cách tốt nhất. Nếu được khuyến khích phát huy hết thế mạnh, người nhận được phản hồi có thể tìm ra cách giải quyết vấn đề hiệu quả hơn.

Nguồn: 15 Ways to Give Negative Feedback, Positively. Positive Psychology (2021).

Bài viết liên quan

Gọi cho tôi

Hãy gửi thông tin cho chúng tôi, nhân viên tư vấn của Viện sẽ liên hệ lại Quý khách trong vòng 24h. Thông tin của Quý khách chỉ để chúng tôi liên hệ và không gửi cho bên thứ ba.

Tài nguyên

Trắc nghiệm

https://tracnghiem.tamlyvietphap.vn/

0977.729.396