Deep Work Có Thể Giúp Tăng Năng Suất, Hiệu Quả Công Việc

Một buổi sáng thứ Hai, và tôi có đến 11 điều phải làm trong to-do list của mình. Nhưng mỗi một cái đều yêu cầu cần phải hoàn thành ngay, trong khi tôi lại không biết nên bắt đầu từ đâu. 

20 phút sau, tôi bật đến 7 tab trong trình duyệt, soạn dở một chiếc mail, nguệch ngoạc được vài ghi chú về chương trình làm việc, và ở trong trạng thái căng thẳng với những gánh nặng đang đè lên vai. 

Tôi cảm thấy bản thân như một cái đĩa đang xoay vòng không ngừng. Tôi không thể tập trung vào bất cứ việc gì, thậm chí là nghỉ ngơi. Nếu tôi không điều chỉnh bản thân một cách nhanh chóng, mọi thứ sẽ đổ vỡ. 

Bạn có thể mường tượng ra vấn đề không? 

Thực sự may mắn là tôi đã tìm ra được cách khác biệt để tiếp cận công việc tránh khỏi sự quá tải và những rối bời. Nó được gọi là “deep work.” 

Deep Work Là Gì?

Deep work là một trạng thái khi bạn nhận thức được sự có mặt của bản thân ở thời điểm hiện tại và đắm mình trong nhiệm vụ mà bạn có thể xử lý. Một số người liên hệ deep work như việc “đang ở trong một dòng chảy.” Trong thực tế, deep work gắn với việc tập trung một cách tuyệt đối vào một hoạt động đơn lập. 

Trong một nghiên cứu năm 2012 với 188 người chơi tennis ở cấp độ junior, những người tham gia đã đánh giá mức tập trung hay dòng chảy nhận thức của họ trong một trận đấu. Những nhóm vận động viên chiến thắng đã cho những điểm số cao đáng kể chỉ trừ một trong chín nhóm cho thấy một sự khác biệt về mặt thống kê: 

- sự cân bằng giữa mức độ thử thách và mức kỹ năng

- có những mục tiêu rõ ràng

- có một cảm giác giữa việc làm chủ trạng thái và mục đích

Một tổng quan nghiên cứu năm 2018 đã ghi lại rằng những tài liệu khoa học đã xác định mối quan hệ tích cực giữa dòng chảy của nhận thức và hiệu suất, cũng như sự sáng tạo nghệ thuật và khoa học.

“Thực tế chỉ có 2% dân số có thể thực sự làm được nhiều việc cùng một lúc (multitasking). Họ được gọi là những “supertakers” - giải thích bởi Thatcher Wine, tác giả của cuối sách “The Twelve Monotasks: Do One Thing at a Time to Do Everything Better.”

Cũng theo Wine, chúng ta có thể thực hiện deep work bằng cách đặt toàn bộ sự tập trung vào một hoạt động trong một khoảng thời gian nhất định, và cách này được biết đến như “monotasking”. 

Vì Sao Multitasking Không Phù Hợp?

“Tất cả chúng ta đều nghĩ rằng chúng ta có thể multitasking, nhưng thực tế chúng ta không thể.” Wine nói. “Khi chúng ta cố gắng multitasking, cái mà chúng ta thực sự làm chỉ là sự chuyển đổi các task (task switching).” 

Theo một tổng quan nghiên cứu năm 2019, não bộ của con người thiếu nhận thức và các khối thần kinh cấu tạo cho việc thực hiện đồng thời hai nhiệm vụ cùng lúc. Nghiên cứu ghi lại rằng multitasking tạo ra sự cạnh tranh giữa các thông tin không liên quan đến nhau; nó giam giữ sự chú ý của chúng ta, và kết quả là có một sự gián đoạn trong quá trình thực hiện và sự gia tăng của những sai lầm. 

Một nhiệm vụ đột ngột xen vào một nhiệm vụ khác mà chúng ta đang thực hiện sẽ làm giảm khả năng tập trung cao độ và tạo ra những cảm giác căng thẳng và quá tải. 

Wine nói rằng, chúng ta có lẽ đã tin rằng chúng ta có thể hoàn thành cả đống công việc cùng lúc, nhưng thực tế chúng ta đang task switching chứ không phải multitasking, và rõ ràng, nó ảnh hưởng đến năng suất và có thể dẫn đến kiệt sức.”

Multitasking có thể ảnh hưởng: 

- Làm gián đoạn quá trình làm việc

- Gia tăng các sai lầm

- Gây mất tập trung

- Giảm khoảng chú ý (attention span)

- Giảm khả năng sáng tạo

- Giảm năng suất

- Tăng căng thẳng và cảm giác quá tải

Tuy nhiên, thay vì multitasking, bạn nên monotasking bởi nó giúp bạn chú ý hơn vào việc bạn đang làm, và giúp thiết lập trạng thái deep work.

“Những lợi thế của deep work là không thể đếm xuể.” Wine nói. “Bạn sẽ có nhiều niềm vui hơn và làm mọi thứ tốt hơn. Bạn sẽ làm việc năng suất cao hơn, ít sai lầm hơn, và có những kết nối với công việc mà trạng thái khi làm nhiều việc cùng lúc, hoặc khi trong trạng thái mất tập trung khó có thể đem lại.”

Luyện Tập Thực Hành Deep Work

Nếu bạn là kiểu người luôn cố gắng làm đến năm sáu thứ cùng một lúc, thì việc tập trung cao độ trong một nhiệm vụ sẽ khiến bạn cảm thấy cực kỳ khó khăn. Dưới đây là những gợi ý giúp bạn bắt đầu thực hành deep work: 

Loại Bỏ Những Gì Bản Thân Mất Tập Trung

Sự phân tâm kéo sự tập trung của bạn ra khỏi nhiệm vụ đang làm, nhưng bạn có thể tránh hầu hết các sự phân tâm bằng một vài thay đổi đơn giản.

Đối với người mới bắt đầu, hãy đóng cửa sổ email của bạn để bạn không nhìn thấy nó ngay lập tức khi bạn nhận được một tin nhắn mới. Mong muốn kiểm tra xem nó nói về cái gì và nó đến từ ai có thể quá hấp dẫn.

Bạn cũng có thể thử đặt điện thoại của mình ở chế độ trên máy bay và cất nó vào ngăn kéo nơi bạn không thể nhìn thấy.

Việc thông báo với những người xung quanh rằng bạn đang tập trung vào một nhiệm vụ cũng sẽ rất hữu ích. Bạn có thể nói với họ - một cách lịch sự - để họ tránh làm phiền bạn.

Đi Dạo

Đi bộ là một phương pháp trị liệu hiệu quả. Cảm hứng, sự sáng tạo và sự tập trung dường như đến tự nhiên sau khi dành khoảng 20 phút để đập vỉa hè.

Wine tin rằng cơ thể chúng ta vận động một cách có chủ đích có thể là chìa khóa để hòa vào dòng chảy của sự tập trung. Anh ấy khuyên bạn nên để điện thoại ở nhà hoặc trong túi để có được nhiều lợi ích nhất từ ​​việc đi bộ.

Wine nói: “Di chuyển cơ thể và không làm bất cứ điều gì ngoài đi bộ có thể giúp bạn nhanh chóng trở lại trạng thái tinh thần. “Điều đó hoàn toàn có thể đạt được khi bạn loại bỏ sách nói, cuộc gọi điện thoại và những thứ gây xao nhãng khác.”

Thử Nghe Nhịp Song Âm

Một số tần số nhất định của nhịp song âm có thể làm tăng khả năng tập trung. Nhịp song âm bao gồm hai âm có tần số khác nhau. Tần số của những nhịp đập này có thể làm thay đổi hoạt động của sóng não.

Nghiên cứu về mối liên hệ giữa nhịp song âm và sự tập trung còn hạn chế. Ít nhất, chúng có thể loại bỏ những phiền nhiễu bên ngoài, do đó, có thể giúp bạn tập trung. Về mặt cá nhân, tôi nhận thấy rằng họ giúp tôi tiếp tục thực hiện nhiệm vụ.

Bạn có thể tìm thấy các bản nhạc nhịp song âm trên YouTube và các nền tảng phát trực tuyến khác.

Lên Kế Hoạch Trước

Thay vì phân tâm cho nhiều nhiệm vụ khác nhau, hãy lùi lại một bước và lập kế hoạch cho nó. Bạn có thể viết ra mọi thứ bạn cần làm trong ngày hôm đó và sắp xếp nó thành danh sách việc cần làm được ưu tiên.

Hãy thử làm theo các bước sau:

- Viết tất cả các nhiệm vụ xuống một đống rác lớn, không có tổ chức của bộ não.

- Tạo một danh sách phụ xếp hạng các nhiệm vụ theo mức độ ưu tiên từ cao nhất đến thấp nhất.

- Cuối cùng, xếp các mốc thời gian được chỉ định cho mỗi nhiệm vụ.

Điều này có thể giúp bạn nhận ra rằng thực sự có đủ thời gian để hoàn thành mọi việc và thực sự có thể quản lý được mọi thứ. Nó cũng có thể giúp bạn tập trung vào một thứ tại một thời điểm khi bạn gạch bỏ từng mục khỏi danh sách của mình.

Tạo Thói Quen Chỉ Làm Một Việc Trong Một Thời Điểm

Wine nói: “Làm một việc trong một thời điểm có thể giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn và ít căng thẳng hơn. Và khi đó, chúng ta càng làm nhiều chỉ một việc, chúng ta càng trở nên giỏi hơn về nó.”

Và vì lẽ đó, Wine khuyên rằng bạn nên xây dựng thói quen chỉ làm một việc trong một thời điểm.

Wine nói: “Hầu hết mọi thứ trong thế giới của chúng ta ngày nay đều được thiết kế để phân tán sự chú ý của chúng ta. “Chúng tôi thấy ngày càng nhiều quảng cáo, video ngày càng ngắn hơn và bị lừa khi nghĩ rằng chúng ta có thể thực hiện đa nhiệm bằng các thiết bị và công nghệ của mình”.

Với sự tấn công như vũ bão của công nghệ cùng với sự thu hút chú ý này, chúng ta có thể làm gì để lấy lại sự tập trung của bản thân? 

Wine nói: “Chúng ta cần cân bằng sự phân tán chú ý này với thứ gì đó tạo dựng lại nhịp độ tập trung của chúng ta,” Wine nói. Điều này có thể giúp chúng ta “thực sự xây dựng lại khả năng tập trung của mình”. Wine tin rằng đọc sách trong 20 phút là một khởi đầu tuyệt vời.

Ông giải thích: “Tiếp cận với một cuốn sách vào buổi sáng thay vì điện thoại của bạn là một thói quen tuyệt vời để trau dồi.

Nếu bạn chưa đọc sách trong một thời gian dài, anh ấy khuyên bạn nên bắt đầu chậm lại bằng cách đọc trong vài phút và tăng thời lượng theo thời gian.

Các cách khác để xây dựng sự tập trung và chú ý của bạn bao gồm:

- yoga

- thiền

- khí công

- chơi crossword

- tô màu

- nấu một bữa ăn một cách chậm rãi và có chủ ý

- nướng bánh

- làm vườn

- nghệ thuật và thủ công

Tìm Dòng Chảy Của Sự Tập Trung Trong Từng Hoạt Động

Khi nói về việc deep work, chúng ta thường nghĩ đến việc đắm mình trong một dự án quan trọng hoặc “đánh mất chính mình” trong một số công việc đòi hỏi nỗ lực sáng tạo, chẳng hạn như viết lách hoặc vẽ tranh.

Wine nói rằng có những cơ hội để tìm thấy dòng chảy tập trung trong mọi lĩnh vực cuộc sống của bạn.

Ngay cả một việc đơn giản như lắng nghe một cuộc trò chuyện cũng có thể là một hoạt động giúp kéo sự tập trung của bạn vào khoảnh khắc hiện tại. 

Lần tới khi bạn tham gia một cuộc trò chuyện, Wine khuyên bạn nên loại bỏ sự phân tâm và chú ý lắng nghe.

“Tôi thường nói“ hãy lắng nghe như thể bạn đang ghi âm cho một podcast ”hoặc“ hãy lắng nghe như thể cuộc sống của bạn phụ thuộc vào nó. ”Đến một lúc nào đó, nó sẽ trở thành một thói quen của bạn.” anh nói.

Nguồn: How ‘Deep Work’ Can Help You Focus, Reduce Stress, and Be More Productive - Healthline 2022