Giao Tiếp Quyết Đoán Nơi Công Sở: Chìa Khóa Cho Sự Tôn Trọng Và Hiệu Quả

Giao tiếp quyết đoán nơi công sở là kỹ năng quan trọng giúp nhân viên thể hiện quan điểm rõ ràng, bảo vệ quyền lợi cá nhân nhưng vẫn duy trì sự tôn trọng và hợp tác trong môi trường làm việc. Kỹ năng này không chỉ là chìa khóa để giải quyết xung đột hiệu quả mà còn là yếu tố quyết định sự chuyên nghiệp, uy tín và cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp.

Trong bối cảnh công việc ngày càng nhiều áp lực và sự khác biệt cá tính, giao tiếp quyết đoán chính là công cụ giúp bạn kiểm soát tình huống, giảm căng thẳng và tạo dựng niềm tin nơi đồng nghiệp.

Giao tiếp quyết đoán là gì?

Khái niệm giao tiếp quyết đoán (assertive communication) thường bị hiểu nhầm. Nhiều người cho rằng quyết đoán đồng nghĩa với gay gắt hoặc áp đặt, trong khi một số khác lại nghĩ đó là sự nhún nhường khéo léo. Thực chất, giao tiếp quyết đoán là khả năng khẳng định nhu cầu, suy nghĩ của bản thân một cách thẳng thắn nhưng vẫn tôn trọng đối phương.

Khác biệt thể hiện rõ nhất khi so sánh ba phong cách giao tiếp: người thụ động thường im lặng, dễ bị lấn át; người gây hấn lại thường áp đặt, dễ làm tổn thương; còn người quyết đoán biết cách trình bày ngắn gọn, rõ ràng, vừa bảo vệ bản thân, vừa giữ được sự hòa hợp.

Ví dụ: một nhân viên được giao thêm việc khi lịch trình đã quá tải. Người thụ động sẽ im lặng và chấp nhận, dẫn đến căng thẳng; người gây hấn có thể phản ứng gay gắt; trong khi người quyết đoán sẽ nói: “Em rất sẵn sàng hỗ trợ, nhưng hiện tại công việc đang nhiều. Anh/chị có thể giúp em sắp xếp lại thứ tự ưu tiên để em hoàn thành tốt hơn không?”. Đây là minh chứng điển hình cho sự cân bằng giữa hợp tác và bảo vệ ranh giới cá nhân.

>> Tham khảo: Nghiện Công Việc – Khi Sự Tận Tuỵ Trở Thành Gánh Nặng Vô Hình

Tại sao giao tiếp quyết đoán nơi công sở lại quan trọng?

Trong môi trường công sở, mỗi người đến từ những nền tảng, tính cách và phong cách làm việc khác nhau. Chính sự đa dạng này khiến mâu thuẫn dễ phát sinh. Nếu thiếu kỹ năng giao tiếp quyết đoán, xung đột thường bị né tránh hoặc bùng nổ thành tranh cãi gay gắt. Cả hai tình huống đều không đem lại kết quả tích cực.

Ngược lại, giao tiếp quyết đoán mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

• Nó giúp xây dựng sự tôn trọng lẫn nhau, bởi đồng nghiệp sẽ đánh giá cao tính minh bạch và thẳng thắn.
• Nó tạo điều kiện giải quyết xung đột hiệu quả, giúp vấn đề được xử lý nhanh chóng thay vì kéo dài.
• Nó giúp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, cho thấy bạn tự tin, kiểm soát được bản thân và tình huống.
• Nó tăng cơ hội thăng tiến, vì người quyết đoán luôn biết cách truyền đạt quan điểm rõ ràng và truyền cảm hứng

Một báo cáo của Harvard Business Review chỉ ra rằng những nhà lãnh đạo có kỹ năng giao tiếp quyết đoán thường thành công hơn trong việc điều hành đội nhóm, vì họ tạo ra sự minh bạch và cảm giác công bằng trong môi trường làm việc.

Nguyên tắc quyết lõi để giao tiếp quyết đoán

Để rèn luyện giao tiếp quyết đoán nơi công sở, bạn cần bắt đầu từ những nguyên tắc cơ bản sau:

1. Nhận thức quyền lợi của bản thân: Bạn có quyền nói “không”, quyền được lắng nghe và được tôn trọng. Chỉ khi hiểu rõ điều này, bạn mới đủ tự tin để khẳng định quan điểm.
2. Dùng ngôn ngữ “Tôi” thay vì “Bạn”: Cách diễn đạt này giúp bạn bày tỏ cảm xúc cá nhân mà không làm người khác cảm thấy bị tấn công. Ví dụ, thay vì: “Anh luôn giao việc muộn”, hãy nói: “Tôi thấy khó xoay xở khi nhận thông tin sát giờ, và mong được báo sớm hơn để xử lý tốt hơn.”
3. Kết hợp lời nói và ngôn ngữ cơ thể: Ánh mắt trực diện, giọng nói bình tĩnh, tư thế thoải mái sẽ củng cố sức mạnh của thông điệp.
4. Lắng nghe chủ động: Giao tiếp quyết đoán không chỉ là nói, mà còn là thấu hiểu và tạo ra sự cân bằng trong đối thoại.

Những nguyên tắc này tuy đơn giản, nhưng nếu được áp dụng thường xuyên sẽ thay đổi hoàn toàn cách bạn được nhìn nhận trong môi trường công sở.

>> Tham khảo: Lời Xin Lỗi & Tha Thứ Nơi Công Sở: Sức Mạnh Chữa Lành và Kết Nối

Cách rèn luyện

Kỹ năng này không phải bẩm sinh mà đến từ sự luyện tập. Bạn có thể bắt đầu từ những thay đổi nhỏ trong công việc hằng ngày.

Hãy thử tập nói “không” trong một tình huống đơn giản, hoặc phát biểu ý kiến trong một cuộc họp nhóm nhỏ. Khi cần góp ý, hãy áp dụng “kỹ thuật kẹp bánh mì”: mở đầu bằng lời khen, trình bày góp ý, và kết thúc bằng sự khích lệ. Cách tiếp cận này khiến đối phương dễ dàng tiếp nhận hơn, đồng thời giữ được tinh thần xây dựng.

Ngoài ra, chuẩn bị trước khi trao đổi cũng rất quan trọng. Viết ra ý chính, dự đoán phản ứng của người nghe và lựa chọn cách diễn đạt rõ ràng sẽ giúp bạn chủ động và tự tin hơn. Sau mỗi lần giao tiếp, hãy tự đánh giá: “Mình đã đủ rõ ràng chưa? Mình có giữ bình tĩnh không? Mình đã lắng nghe chưa?”. Sự phản tỉnh này sẽ giúp kỹ năng được cải thiện qua từng ngày

Tình huống thực tế điển hình

Để thấy rõ hơn giá trị của giao tiếp quyết đoán nơi công sở, hãy thử đặt mình vào các tình huống quen thuộc:

• Khi bị đồng nghiệp lấn át trong cuộc họp: Thay vì im lặng hoặc tranh cãi gay gắt, bạn có thể nói: “Ý kiến của bạn rất thú vị. Cho phép tôi bổ sung thêm quan điểm của mình để mọi người cùng cân nhắc.”
• Khi cần phản hồi với cấp trên: Nếu sếp giao việc quá gấp, bạn có thể trình bày: “Em hiểu đây là nhiệm vụ quan trọng. Tuy nhiên, để đảm bảo chất lượng, em cần thêm thời gian/nguồn lực. Liệu chúng ta có thể điều chỉnh lại tiến độ không?”.
• Khi nhóm có xung đột: Thay vì đổ lỗi, bạn có thể đứng ra kết nối: “Chúng ta đều muốn dự án thành công. Mỗi người có quan điểm khác nhau, vậy hãy cùng tìm giải pháp chung mà cả nhóm đều thấy hợp lý.”

Những tình huống này chứng minh rằng, quyết đoán không đồng nghĩa với cứng rắn, mà là biết cách xử lý tình huống một cách thông minh, bình tĩnh và công bằng.

>> Tham khảo: 5 Hiểu Lầm Về Chương Trình EAP Mà Nhiều Người Vẫn Tin Là Thật

Kết luận

Trong bối cảnh công sở hiện đại, giao tiếp quyết đoán nơi công sở không chỉ giúp bạn bảo vệ bản thân mà còn góp phần xây dựng môi trường làm việc tôn trọng, minh bạch và hiệu quả. Đây là kỹ năng mềm mang tính nền tảng, có thể quyết định sự thành công trong sự nghiệp lâu dài.

Người biết giao tiếp quyết đoán thường ít căng thẳng hơn, có các mối quan hệ bền chặt hơn và được đánh giá cao hơn về tính chuyên nghiệp. Quan trọng hơn, kỹ năng này có thể rèn luyện được – bắt đầu từ những thay đổi nhỏ trong lời nói, thái độ và cách lắng nghe mỗi ngày.

Reference

Millacci, T. S., PhD. (2025, July 4). How to be More Assertive at work: 7 activities. PositivePsychology.com. https://positivepsychology.com/assertiveness/

Stressed out? Be assertive. Mayo Clinic. https://www.mayoclinic.org/healthy-lifestyle/stress-management/in-depth/assertive/art -20044644